Codificando en DAS: TEMA 8: COMUNICACIONES, DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.
2. ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS DE LAS COMUNICACIONES.
3. TECNOLOGÍA DE LAS COMUNICACIONES.
3.1. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES.
3.2. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN.
3.3. SISTEMAS DE RECOPILACIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. FORMATOS Y DISEÑOS.
4. CONVOCATORIAS DE REUNIONES: PRESENCIALES Y VIRTUALES.
5. INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTOS E INFORMES Y MEMORANDOS INTERMEDIOS DEL PROYECTO. PRESENTACIONES ( AUDIENCIAS Y MÉTODOS). RETROALIMENTACIÓN E INFORMACIÓN A LOS INTERESADOS.
6. PROCESOS Y CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS.
6.1. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS. INFORMES Y GRÁFICOS.
7. LEGISLACIÓN VIGENTE APLICABLE EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS SANITARIOS O DE INVESTIGACIÓN BIOMÉDICA.

1. PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.

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Las herramientas y técnicas para planificar las comunicaciones son las siguientes:

Análisis de requisitos de comunicaciones

Determina las necesidades de información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha información.

Tecnología de las comunicaciones

Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados en el proyecto pueden variar considerablemente.

Modelos de comunicación

Los modelos de comunicación representan cómo se enviará y recibirá la información entre dos partes, definidas como el emisor y el receptor, algunos de los componentes clave en los modelos de comunicación son: Codificación, el mensaje, el medio, el ruido, la de codificación.

Métodos de comunicación

De manera general, estos métodos se pueden clasificarse en: Comunicación interactiva, Comunicación de tipo push (empujar), Comunicación de tipo pull (halar). En función de los requisitos de comunicación, el director del proyecto decide qué métodos de comunicación deben utilizarse dentro del proyecto, cómo y cuándo hacerlo.

Entre los factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:

La urgencia de la necesidad de información.
La disponibilidad de la tecnología.
El personal previsto para el proyecto.
La duración del proyecto.
El entorno del proyecto.

2. ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS DE LAS COMUNICACIONES.

Los Requerimientos de Comunicaciones consisten en una tabla integrante del Plan de Gestión de las Comunicaciones del proyecto, tal como lo establece el PMBOK (PMI), se utiliza para dejar registrado las comunicaciones periódicas a emitir, el objetivo, contenido, formato, medio de distribución, Frecuencia, Responsables, Audiencia, entre otros aspectos.

Registrar esta información de antemano, permite establecer desde el principio cuales son los Requisitos para la Gestión de las comunicaciones del proyecto, incluyendo que información se distribuirá, cuando, en qué forma y a quien irá dirigida, de esta forma, interesados e integrantes del equipo de proyecto están alineados en cuanto a las comunicaciones.

3. TECNOLOGÍA DE LAS COMUNICACIONES.

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Tecnologías de la información y las comunicaciones. Conocidas con las siglas TIC, son el conjunto de medios (radio, televisión y telefonía convencional) de comunicación y las aplicaciones de información que permiten la captura, producción, almacenamiento, tratamiento, y presentación de informaciones en forma de voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o electromagnética.

En función de sus características

Definición de las nuevas tecnologías en función de sus características:
Deben surgir de nuevos conocimientos, o la aplicación innovadora del conocimiento existente.
Deben conducir al rápido desarrollo de nuevas capacidades.
Se proyecta tener significativamente y durante tiempo impacto económicos, sociales y políticos.
Debe crear nuevas oportunidades y retos de abordar los problemas mundiales.
Deben tener el potencial de alterar o crear industrias.

3.1. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES.

Plan de Gestión de las Comunicaciones - Master Project Management

Epígrafe mas usados en el Plan de Gestión de las Comunicaciones:

Los requisitos de comunicación de los interesados en el Proyecto.
La información que debe ser comunicada en el Proyecto, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle.
El motivo de la distribución de dicha información en el Proyecto.
El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida en el Proyecto y para la recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde.
La persona responsable de comunicar la información en el Proyecto.
La persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial.
La persona o los grupos que recibirán la información.
Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa.
Los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto.
El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.
El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones del Proyecto a medida que el Proyecto avanza y se desarrolla.
Un glosario de la terminología común.
Diagramas de flujo de la información que circula dentro del Proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc.
Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc.

3.2. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN.

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La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:

a) Reuniones del proyecto.
b) Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas.
c) Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos.

3.3. SISTEMAS DE RECOPILACIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. FORMATOS Y DISEÑOS.

La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen: Los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba.

4. CONVOCATORIAS DE REUNIONES: PRESENCIALES Y VIRTUALES.

Las reuniones presenciales, cara a cara, son más cercanas. En ellas un buen comercial puede desplegar todos sus encantos: presencia, lenguaje corporal, escucha activa, tono de voz… Además, permiten tratar temas off the record más allá de la propia reunión.

Las reuniones presenciales son perfectas para grandes grupos. No es ningún secreto que una reunión numerosa con el manos libres o vídeo conferencia puede transformarse en un caos. Así pues, si quieres reunir a más de 15-20 personas, te recomendamos que realices una reunión presencial.

✓ Mejor la comunicación
✓ Trato más personal
✓ Mayor concentración
✓ Permite el off the record
✓ Perfecto para grandes grupos

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Las reuniones virtuales permiten a sus participantes verse sin depender de un espacio concreto, un horario común o incluso estar en un mismo país. Este tipo de reuniones es perfecto para quienes tengan un horario complicado o muchos viajes en su agenda. Además, el ahorro en tiempo de trabajo y costes de desplazamiento es considerable.

Las reuniones visuales son perfectas para pequeños grupos, exceder las 10-15 personas supondría un problema logístico importante. Si quieres una comunicación fluida, tratar cada punto con el responsable en un tiempo adecuado y, sobre todo, tener una rápida capacidad de convocatoria, debes elegir una reunión virtual. ¡La tecnología será tu aliada!

✓ Suman flexibilidad a los proyectos
✓ Reducen los tiempos de reacción
✓ Facilitan la reunión de equipos
✓ Reducen el gasto logístico
✓ Perfecto para pequeños grupos

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5. INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTOS E INFORMES Y MEMORANDOS INTERMEDIOS DEL PROYECTO. PRESENTACIONES ( AUDIENCIAS Y MÉTODOS). RETROALIMENTACIÓN E INFORMACIÓN A LOS INTERESADOS.

Informes sobre el rendimiento del proyecto

Las empresas necesitan controlar y analizar su rendimiento año tras año. En el mercado, existen herramientas de software para la administración de proyectos que incluyen el seguimiento de los tiempos invertidos, costes y previsiones que facilitan en análisis y la generación de informes.

Informe de rendimiento del proyecto

Presentaciones ( Audiencias y métodos)

Debemos considerar tanto la audiencia como el objetivo: debemos decidir qué actitud y enfoque adoptaremos en cada contexto y frente a cada tipo de interlocutor que podamos encontrarnos. En todo caso debemos tener en cuenta el propósito de mostrar un alto nivel de profesionalidad y satisfacer las necesidades de nuestros interlocutores.

Principales elementos para planificar una presentación exitosa: decidir que pretendemos conseguir + dividir el propósito global en una lista de objetivos realizables + conocer el tipo de interlocutores con los que vamos a interactuar + decidir el enfoque adecuado para que la audiencia acepte nuestros objetivos + una correcta determinación de objetivos.

Retroalimentación e información a los interesados

La gestión de las expectativas de los interesados es una de las acciones clave para poder finalizar con éxito nuestros proyectos. Según PMBOK, no podemos considerar un proyecto como finalizado si no se cumplen las expectativas de todos y cada uno de ellos.

Cómo dar retroalimentación:

En primer lugar, si no nos han solicitado retroalimentación, ofrecerle, con educación.
Proporcionar información completa, con comentarios tanto positivos como negativos.
Expresarnos de forma precisa, detallada y clara. Tiene que ser fácil distinguir los comentarios positivos de los negativos.
Escribir los comentarios positivos en primer lugar.
Si sólo proporcionamos retroalimentación negativa, contactar antes con el receptor para avisarle.
Dar la retroalimentación en privado, sobre todo si se trata de comentarios negativos.
Si la retroalimentación es negativa, incluir recomendaciones para facilitar la solución.
Evitar cuestiones obsoletas o innecesarias, ya que no sirven para nada.

Cómo recibir retroalimentación:

En primer lugar, debemos centrarnos en comprender la información recibida. No pensemos todavía en la respuesta. Es recomendable pensar antes que reaccionar.
Si la retroalimentación es incompleta, solicitar información adicional.
Recibir los comentarios de forma optimista y jamás desestimarlos sin antes analizarlos. La retroalimentación negativa no es necesariamente incorrecta, puede contener datos que no deben ser ignorados.
Apreciar el esfuerzo realizado por las personas que nos proporcionan la retroalimentación, así mejoraremos los contactos futuros.
Animar a todos los interesados en el proyecto a realizar comentarios negativos. Nos permitirá detectar puntos débiles.
Solicitar, siempre que sea posible, retroalimentación de diferentes fuentes para tener una visión global y no sólo parcial.

6. PROCESOS Y CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS.

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El significado del término “gestión documental” ha ido evolucionando a lo largo del tiempo y, en ocasiones, se aplica en contextos relacionados, pero no necesariamente conectados o integrados entre sí.

La administración y el control del enorme volumen de los documentos externos e internos, que forman parte de los procesos de negocios en la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto que ha promovido la adopción de diferentes herramientas que facilitan su gestión, nos brindan mejoras importantes en su control y aportan considerables reducciones de tiempo de búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en nuestros procesos administrativos.

Estos sistemas, cada día son más sofisticados y pueden incluir en su gestión también objetos multimedia como imágenes, audio y vídeo. Aunque se solape con la definición de los Sistemas de Gestión de Contenidos, no queremos confundirlo, ya que el término de Gestión de Contenidos se aplica más específicamente a los objetos y la información usada en un entorno Web.

6.1. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS. INFORMES Y GRÁFICOS.

Los resultados se pueden mostrar a través de la presentación de comunicaciones orales, pósteres, conferencias, publicaciones, etc. La secuencia que lleva a la presentación de resultados de forma oral se puede dividir en elaboración del resumen, construcción del material gráfico, presentación y defensa de los resultados. La presentación de resultados mediante pósteres tiene una estructura similar, pero permite presentar experimentos complejos con claridad, introducir variedad de ilustraciones sin la limitación horaria estricta de las comunicaciones orales.

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