TEMA 8: COMUNICACIONES, DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.
2. ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS DE LAS COMUNICACIONES.
3. TECNOLOGÍA DE LAS COMUNICACIONES.
3.1. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES.
3.2. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN.
3.3. SISTEMAS DE RECOPILACIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. FORMATOS Y DISEÑOS.
4. CONVOCATORIAS DE REUNIONES: PRESENCIALES Y VIRTUALES.
5. INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTOS E INFORMES Y MEMORANDOS INTERMEDIOS DEL PROYECTO. PRESENTACIONES ( AUDIENCIAS Y MÉTODOS). RETROALIMENTACIÓN E INFORMACIÓN A LOS INTERESADOS.
6. PROCESOS Y CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS.
6.1. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS. INFORMES Y GRÁFICOS.
7. LEGISLACIÓN VIGENTE APLICABLE EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS SANITARIOS O DE INVESTIGACIÓN BIOMÉDICA.







1. PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.








Las herramientas y técnicas para planificar las comunicaciones son las siguientes:

Análisis de requisitos de comunicaciones

Determina las necesidades de información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha información.

Tecnología de las comunicaciones

Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados en el proyecto pueden variar considerablemente.

Modelos de comunicación

Los modelos de comunicación representan cómo se enviará y recibirá la información entre dos partes, definidas como el emisor y el receptor, algunos de los componentes clave en los modelos de comunicación son: Codificación, el mensaje, el medio, el ruido, la de codificación.

Métodos de comunicación

De manera general, estos métodos se pueden clasificarse en: Comunicación interactiva, Comunicación de tipo push (empujar), Comunicación de tipo pull (halar). En función de los requisitos de comunicación, el director del proyecto decide qué métodos de comunicación deben utilizarse dentro del proyecto, cómo y cuándo hacerlo.



Entre los factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:

• La urgencia de la necesidad de información.
• La disponibilidad de la tecnología.
• El personal previsto para el proyecto.
• La duración del proyecto.
• El entorno del proyecto.

2. ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS DE LAS COMUNICACIONES.


Los Requerimientos de Comunicaciones consisten en una tabla integrante del Plan de Gestión de las Comunicaciones del proyecto, tal como lo establece el PMBOK (PMI), se utiliza para dejar registrado las comunicaciones periódicas a emitir, el objetivo, contenido, formato, medio de distribución, Frecuencia, Responsables, Audiencia, entre otros aspectos.

Registrar esta información de antemano, permite establecer desde el principio cuales son los Requisitos para la Gestión de las comunicaciones del proyecto, incluyendo que información se distribuirá, cuando, en qué forma y a quien irá dirigida, de esta forma, interesados e integrantes del equipo de proyecto están alineados en cuanto a las comunicaciones.







3. TECNOLOGÍA DE LAS COMUNICACIONES.







Tecnologías de la información y las comunicaciones. Conocidas con las siglas TIC, son el conjunto de medios (radio, televisión y telefonía convencional) de comunicación y las aplicaciones de información que permiten la captura, producción, almacenamiento, tratamiento, y presentación de informaciones en forma de voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o electromagnética.


En función de sus características

• Definición de las nuevas tecnologías en función de sus características:
• Deben surgir de nuevos conocimientos, o la aplicación innovadora del conocimiento existente.
• Deben conducir al rápido desarrollo de nuevas capacidades.
• Se proyecta tener significativamente y durante tiempo impacto económicos, sociales y políticos.
• Debe crear nuevas oportunidades y retos de abordar los problemas mundiales.
• Deben tener el potencial de alterar o crear industrias.

3.1. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES.




Epígrafe mas usados en el Plan de Gestión de las Comunicaciones:

• Los requisitos de comunicación de los interesados en el Proyecto.
• La información que debe ser comunicada en el Proyecto, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle.
• El motivo de la distribución de dicha información en el Proyecto.
• El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida en el Proyecto y para la recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde.
• La persona responsable de comunicar la información en el Proyecto.
• La persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial.
• La persona o los grupos que recibirán la información.
• Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa.
• Los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto.
• El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.
• El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones del Proyecto a medida que el Proyecto avanza y se desarrolla.
• Un glosario de la terminología común.
• Diagramas de flujo de la información que circula dentro del Proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc.
• Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc.

3.2. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN.






La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:

a) Reuniones del proyecto.
b) Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas.
c) Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos.




3.3. SISTEMAS DE RECOPILACIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. FORMATOS Y DISEÑOS.

La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen: Los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba.




4. CONVOCATORIAS DE REUNIONES: PRESENCIALES Y VIRTUALES.



Las reuniones presenciales, cara a cara, son más cercanas. En ellas un buen comercial puede desplegar todos sus encantos: presencia, lenguaje corporal, escucha activa, tono de voz… Además, permiten tratar temas off the record más allá de la propia reunión.

Las reuniones presenciales son perfectas para grandes grupos. No es ningún secreto que una reunión numerosa con el manos libres o vídeo conferencia puede transformarse en un caos. Así pues, si quieres reunir a más de 15-20 personas, te recomendamos que realices una reunión presencial.

✓ Mejor la comunicación
✓ Trato más personal
✓ Mayor concentración
✓ Permite el off the record
✓ Perfecto para grandes grupos

Las reuniones virtuales permiten a sus participantes verse sin depender de un espacio concreto, un horario común o incluso estar en un mismo país. Este tipo de reuniones es perfecto para quienes tengan un horario complicado o muchos viajes en su agenda. Además, el ahorro en tiempo de trabajo y costes de desplazamiento es considerable.


Las reuniones visuales son perfectas para pequeños grupos, exceder las 10-15 personas supondría un problema logístico importante. Si quieres una comunicación fluida, tratar cada punto con el responsable en un tiempo adecuado y, sobre todo, tener una rápida capacidad de convocatoria, debes elegir una reunión virtual. ¡La tecnología será tu aliada!

✓ Suman flexibilidad a los proyectos
✓ Reducen los tiempos de reacción
✓ Facilitan la reunión de equipos
✓ Reducen el gasto logístico
✓ Perfecto para pequeños grupos





5. INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTOS E INFORMES Y MEMORANDOS INTERMEDIOS DEL PROYECTO. PRESENTACIONES ( AUDIENCIAS Y MÉTODOS). RETROALIMENTACIÓN E INFORMACIÓN A LOS INTERESADOS.



Informes sobre el rendimiento del proyecto

Las empresas necesitan controlar y analizar su rendimiento año tras año. En el mercado, existen herramientas de software para la administración de proyectos que incluyen el seguimiento de los tiempos invertidos, costes y previsiones que facilitan en análisis y la generación de informes.







Presentaciones ( Audiencias y métodos)


Debemos considerar tanto la audiencia como el objetivo: debemos decidir qué actitud y enfoque adoptaremos en cada contexto y frente a cada tipo de interlocutor que podamos encontrarnos. En todo caso debemos tener en cuenta el propósito de mostrar un alto nivel de profesionalidad y satisfacer las necesidades de nuestros interlocutores.


Principales elementos para planificar una presentación exitosa: decidir que pretendemos conseguir + dividir el propósito global en una lista de objetivos realizables + conocer el tipo de interlocutores con los que vamos a interactuar + decidir el enfoque adecuado para que la audiencia acepte nuestros objetivos + una correcta determinación de objetivos.


Retroalimentación e información a los interesados

La gestión de las expectativas de los interesados  es una de las acciones clave para poder finalizar con éxito nuestros proyectos. Según PMBOK, no podemos considerar un proyecto como finalizado si no se cumplen las expectativas de todos y cada uno de ellos.

Cómo dar retroalimentación:

• En primer lugar, si no nos han solicitado retroalimentación, ofrecerle, con educación.
• Proporcionar información completa, con comentarios tanto positivos como negativos.
• Expresarnos de forma precisa, detallada y clara. Tiene que ser fácil distinguir los comentarios positivos de los negativos.
• Escribir los comentarios positivos en primer lugar.
• Si sólo proporcionamos retroalimentación negativa, contactar antes con el receptor para avisarle.
• Dar la retroalimentación en privado, sobre todo si se trata de comentarios negativos.
• Si la retroalimentación es negativa, incluir recomendaciones para facilitar la solución.
• Evitar cuestiones obsoletas o innecesarias, ya que no sirven para nada.

Cómo recibir retroalimentación:

• En primer lugar, debemos centrarnos en comprender la información recibida. No pensemos todavía en la respuesta. Es recomendable pensar antes que reaccionar.
• Si la retroalimentación es incompleta, solicitar información adicional.
• Recibir los comentarios de forma optimista y jamás desestimarlos sin antes analizarlos. La retroalimentación negativa no es necesariamente incorrecta, puede contener datos que no deben ser ignorados.
• Apreciar el esfuerzo realizado por las personas que nos proporcionan la retroalimentación, así mejoraremos los contactos futuros.
• Animar a todos los interesados en el proyecto a realizar comentarios negativos. Nos permitirá detectar puntos débiles.
• Solicitar, siempre que sea posible, retroalimentación de diferentes fuentes para tener una visión global y no sólo parcial.

6. PROCESOS Y CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS.

El significado del término “gestión documental” ha ido evolucionando a lo largo del tiempo y, en ocasiones, se aplica en contextos relacionados, pero no necesariamente conectados o integrados entre sí.

La administración y el control del enorme volumen de los documentos externos e internos, que forman parte de los procesos de negocios en la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto que ha promovido la adopción de diferentes herramientas que facilitan su gestión, nos brindan mejoras importantes en su control y aportan considerables reducciones de tiempo de búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en nuestros procesos administrativos.

Estos sistemas, cada día son más sofisticados y pueden incluir en su gestión también objetos multimedia como imágenes, audio y vídeo. Aunque se solape con la definición de los Sistemas de Gestión de Contenidos, no queremos confundirlo, ya que el término de Gestión de Contenidos se aplica más específicamente a los objetos y la información usada en un entorno Web.





6.1. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS. INFORMES Y GRÁFICOS.


Los resultados  se pueden mostrar a través de la presentación de comunicaciones orales, pósteres, conferencias, publicaciones, etc.  La secuencia que lleva a la presentación de resultados de forma oral se puede dividir en elaboración del resumen, construcción del material gráfico, presentación y defensa de los resultados. La presentación de resultados mediante pósteres tiene una estructura similar, pero permite presentar experimentos complejos con claridad, introducir variedad de ilustraciones sin la limitación horaria estricta de las comunicaciones orales.






7. LEGISLACIÓN VIGENTE APLICABLE EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS SANITARIOS O DE INVESTIGACIÓN BIOMÉDICA.







Ley 14/2007, de 3 de julio, de Investigación biomédica tiene por objeto regular, con pleno respeto a la dignidad e identidad humanas y a los derechos inherentes a la persona, la investigación biomédica y, en particular: a) Las investigaciones relacionadas con la salud humana que impliquen procedimientos invasivos. b) La donación y utilización de ovocitos, espermatozoides, preembriones, embriones y fetos humanos o de sus células, etc.

Decreto 1/2013, de 8 de enero, por el que se regula la autorización para la constitución y funcionamiento de Biobancos con fines de investigación biomédica, se crean el Registro de Biobancos de Andalucía y el Biobanco del Sistema Sanitario Público de Andalucía.









https://es.workmeter.com/blog/project-management-la-importancia-de-los-informes
http://hands-on-pm.blogspot.com/2012/06/la-retroalimentacion-en-la-gestion-de.html
https://uv-mdap.com/programa-desarrollado/bloque-x-habilidades-directivas/presentaciones-eficaces-del-project-manager/
https://pixelware.com/sistemas-gestion-documental/
https://www.boe.es/buscar/pdf/2007/BOE-A-2007-12945-consolidado.pdf
http://dolcesitgesblog.com/reuniones-presenciales-vs-reuniones-virtuales-como-lograr-el-mejor-resultado/
http://pmbokuacm.weebly.com/gestioacuten-de-la-informacioacuten/distribucin-de-la-informacin
https://www.elsevier.es/es-revista-cirugia-espanola-36-articulo-como-presentar-resultados-una-investigacion-13097716

TEMA 7: GESTION ADMINISTRATIVA DE PROYECTOS SANITARIOS

1. EL PROYECTO.  CONCEPTO DE PROJECT MANAGEMENT
2. PROYECTOS EN EL SECTOR SANITARIO. ORGANIZACIÓN, PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN,  SEGUIMIENTO Y CONTROL DE UN PROYECTO
2.1.  NIVELES DE PLANIFICACIÓN 
2.2. PROGRAMACIÓN DE UN PROYECTO DE SALUD: FASES
3. APLICACIONES OFIMÁTICAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS
4. CONVERSIÓN Y CONVERSACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS
4.1. CONVERSIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS
4.2. CONVERSACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS
5. REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
5.1. LA ESTRUCTURA DE UN INFORME





1. EL PROYECTO.  CONCEPTO DE PROJECT MANAGEMENT

El término proyecto proviene del latín proiectus y cuenta con diversas significaciones. Podría definirse a un proyecto como el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.


El Project Management es una disciplina que abarca la organización, el planeamiento, la motivación y el control de los recursos con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos para lograr el éxito en uno o varios proyectos dentro de las limitaciones establecidas. Estas limitaciones suelen ser el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto.





2. PROYECTOS EN EL SECTOR SANITARIO. ORGANIZACIÓN, PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN,  SEGUIMIENTO Y CONTROL DE UN PROYECTO
2.1.  NIVELES DE PLANIFICACIÓN 

-Normativa: Traza las grandes orientaciones hacia donde deben orientarse los objetivos políticos a largo y medio plazo (Metas).

-Estratégica: Implica la toma de decisiones de mayor trascendencia, así como la selección de las prioridades de acción en función de las metas indicadas por la política sanitaria.

-Operativa: Incluye las actividades dirigidas a lograr los objetivos operacionales o específicos e implica la toma de decisiones a corto plazo relativas a tiempos, actividades que deben desarrollarse..etc.







2.2. PROGRAMACIÓN DE UN PROYECTO DE SALUD: FASES


Existen 4 fases en el diseño de los programas de salud:


-Fase de diagnóstico: se analizan las necesidades de la población diana, determinándose qué puede ser cambiado con los recursos de los que se dispone. Se responde a la pregunta ¿A dónde queremos llegar?

-Planificación: es el proyecto que va a incluir los programas, con la asignación de recursos, determinación de las actividades, frecuencia y la metodología a implementar para llegar a los objetivos planteados.

-Ejecución: implementación práctica de las acciones anteriormente planificadas.

-Evaluación: ¿Se han alcanzado los objetivos? ¿A dónde se ha llegado? ¿Se han detectado nuevas necesidades? La evaluación se hace durante todo el proceso, no solo al final.










3. APLICACIONES OFIMÁTICAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS


Ofimática designa al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, mejorar tareas y procedimientos relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir o almacenar la información necesaria en una oficina.

1. Procesamiento de textos
2. Hojas de cálculo
3. Herramientas de presentación
4. Base de datos
5. Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
6. Programas de correo electrónico, correo de voz, mensajeros.
7. Herramientas de reconocimiento y síntesis del habla
8. Suite ofimática: paquete de múltiples herramientas ofimáticas.

4. CONVERSIÓN Y CONVERSACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS
4.1. CONVERSIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS


Aunque las fases variarán en función del programa de gestión que se contrate para realizar la digitalización de documentos, en general, las etapas serán las siguientes:

• Primero será necesario reunir toda la información a procesar, eliminando todos los elementos que no sean el documento en sí mismo, como carpetas o clips. Este es el paso que mayor tiempo implica.
• Será necesario escanear la documentación para pasarla a formato digital. Esto se podría realizar manualmente, si la cantidad de información no es muy elevada, o mediante una empresa especializada si es mucha documentación. La capacidad del escáner condiciona la duración de este paso.
• A través de una herramienta de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), se podrá transformar la imagen de la página en texto. Esto permitirá crear un documento de texto que podremos editar o incorporar a otro con el que se esté trabajando.
• Almacenamiento de la información para una futura búsqueda o consulta. Este último paso es fundamental debido a que lo más importante del proceso es mejorar el acceso a la información. Para optimizar la búsqueda se puede realizar a través de metadatos.

4.2. CONVERSACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS



La conservación es el paso que certifica, a través de procedimientos de control, que los documentos que han dejado de ser necesarios para la gestión diaria, son almacenados correctamente ( los centros de información son una posibilidad ) y que los resultados de la renovación o migración son óptimos.

La conservación de documentos electrónicos es una actividad fundamental para todo tipo de organizaciones, tanto públicas como privadas, que les permite cumplir con obligaciones e intereses tanto a nivel interno como a nivel público o legal. Ofrece también numerosas ventajas, como el ahorro de espacio, la gestión del riesgo - al poder guardar copias en entornos físicos seguros o alejados del entorno de producción - mientras garantiza la autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad de la información en el largo plazo.










5. REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES



El informe clínico es el documento emitido por el profesional responsable acerca de la atención prestada a un paciente. Gracias a una serie de instrumentos y unos conocimientos específicos sobre evaluación podrá concluir un diagnostico y unas pautas de actuación especificas.



1.Un informe debe ser elaborado con un lenguaje claro, preciso, concreto y objetivo.


2. Hay diferentes tipos de informes, y estos pueden ser expositivos, interpretativos o demostrativos.

• El informe expositivo es una secuencia de hechos narrada sin análisis e interpretaciones del autor, debe contener antecedentes que ayuden a comprender lo que se narra, por ejemplo la venta de productos en tiendas comerciales.
• El informe interpretativo analiza las situaciones para sacar conclusiones y poder dar las recomendaciones oportunas., por ejemplo realizar la evaluación sobre prácticas pedagógicas.
• El informe demostrativo es el que se plantea después de un estudio, se describen los pasos seguidos, las conclusiones obtenidas, también recibe el nombre de científico o técnico.

3. Concretamente, la realización de un informe debe contar con las siguientes fases: fijar el objetivo, seleccionar la información, analizar esta última, evaluar y verificar, estructurar el informe, y proceder a trabajar en el mismo.


4. Para fijar el objetivo, hazte estas preguntas: ¿Para quién es el informe?, ¿Cuál es el uso que le va a dar?, ¿Qué es lo que se quiere conocer?, ¿Qué conocimientos tiene del tema? Estas preguntas son importantes de hacerse antes de empezar a redactar el informe.

5. Define la fase preliminar de las actividades que vas a realizar para lograr los criterios de evaluación propuestos. Determina las fuentes de la información, los recursos humanos y los recursos materiales para extraer los datos. Una vez extraídos, analiza toda la información seleccionada, organizarla y empieza a hacer comparaciones.

6. Evalúa los datos y procede a verificar los mismos, consolida la información, organiza y elabora el informe escrito. Los buenos informes deben de decir cuál es la fuente de una determinada información, para ello debes anotar la fuente, lo puedes hacer añadiendo un número al lado del dato en cuestión y en el pie de página o en un anexo poner la fuente.

7. La estructura del informe se divide en tres partes:
La introducción responde a las preguntas: ¿para qué? ¿por qué? y ¿con qué?
El desarrollo presenta los procedimientos o metodología utilizada para recopilar la información, responde a la pregunta ¿cómo?
La conclusión es donde se presentan los resultados obtenidos, responde a la pregunta ¿qué se encontró? y ¿qué debe hacerse?

5.1. LA ESTRUCTURA DE UN INFORME

Las partes de un informe son las siguientes:

• Portada de un informe: deberá incluir los datos de autor del informe, así como el título del informe y el lugar y la fecha de elaboración.
• Título: debe dar una idea clara y relacionada con el tema del documento.
• Índice: en esta parte deberemos señalar todos los apartados del informe y el total de páginas que contiene.
• Introducción de un informe: se trata de una breve reseña de lo que trata el tema del informe y lo que vamos a estudiar.
• Desarrollo o cuerpo: es la información principal y completa del tema del informe. Se complementará con gráficas, diagramas, notas al pie de página, extractos, etc.
• Conclusiones en un informe: en esta parte se presentan los resultados del informe más importantes y que, en definitiva, permiten responder los interrogantes planteados en la introducción.
• Bibliografía: aquí detallaremos por orden alfabético y por fecha de consulta todos los documentos consultados (libros, enciclopedias, artículos de prensa, medios audiovisuales, etc.) para responder todas las preguntas del informe y concretar las ideas del trabajo.

https://www.pmmlearning.com/project-management/
https://www.universidadviu.es/programas-salud-concepto-fases-ejemplos/
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/digitalizacion-de-documentos
https://www.openkm.com/es/blog/conservacion-de-documentos-electronicos.html
https://educacion.uncomo.com/articulo/como-redactar-correctamente-un-informe-20770.html
https://www.modelocarta.net/partes-de-un-informe.html
http://www.ceolevel.com/10-aplicaciones-utiles-para-la-gestion-de-proyectos

TEMA 6: GESTIÓN DE RECURSOS

1. COMISIONES DE COMPRAS. PROCESOS Y SISTEMAS DE CONTROL

1.1. COMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN DE COMPRAS

2. APROVISIONAMIENTO DE CENTROS SANITARIOS

2.1. COSTES

2.2. MÉTODOS DE VALORACIÓN DE EXISTENCIAS

3. IDENTIFICACIÓN DE FUENTES DE SUMINISTRO Y BÚSQUEDA DE LOS PROVEEDORES POTENCIALES. NORMATIVA DE CONTRATACIÓN PUBLICA DE RECURSOS

3.1. CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

3.2. CARACTERÍSTICAS DE LOS CONTRATOS

3.3. TIPOS DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

3.4. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN. SUBASTAS

4. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES

4.1. EL PROGRAMA SIGLO EN EL SAS

4.2. OTRAS APLICACIONES

5. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESOS DE APROVISIONAMIENTO

5.1. ENTRADAS DE MERCANCÍAS

5.2. VERIFICACIÓN DE FACTURAS

1. COMISIONES DE COMPRAS. PROCESOS Y SISTEMAS DE CONTROL

Equipo para la selección de productos sanitarios y nuevos productos.

Objetivos y responsabilidades

El equipo para la selección de productos sanitarios y nuevos productos tiene como objetivos:

• Proporcionar información normalizada con tal de facilitar la elección de nuevos productos.
• Facilitar su uso de manera adecuada.
• Servir como instrumento para facilitar la formación del personal.
• Facilitar la gestión administrativa.
• Controlar el consumo.

La comisión es la única responsable de garantizar la calidad de la información sobre la utilización y de los informes emitidos.

También tiene responsabilidad en la adecuación y confección de los informes técnicos y de su aplicación.

1.1. COMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN DE COMPRAS

Permanentes :

• Director Asistencial
• Directora de Enfermería
• Director Económico-financiero
• Responsable de Prevención de Riesgos
• Supervisora de Unidad de Medicina Intensiva
• Supervisora del Bloque Quirúrgico
• Responsable de Farmacia
• Responsable de Compras
• Responsable de Aprovisionamiento

No permanentes : En función del tipo de material a tratar.

2. APROVISIONAMIENTO DE CENTROS SANITARIOS

El aprovisionamiento, abarca tres áreas: compras, almacenamiento y gestión de inventarios, que aportan técnicas y procedimientos que permitan lograr el mejor resultado del aprovisionamiento en su conjunto. En definitiva este término engloba el conjunto de actividades que realiza una empresa con el fin de disponer de los materiales adecuados, en el momento oportuno y al mínimo coste posible. 

2.1. COSTES

Costes:

• Procesos y sistemas de control.
• Contratación pública de recursos.
• Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de los proveedores potenciales.
• Aplicaciones informáticas de gestión y seguimiento de proveedores.

2.2. MÉTODOS DE VALORACIÓN DE EXISTENCIAS

Existen dos métodos de valoración de existencias permitidos por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y reguladas, por tanto, por nuestro Plan General de Contabilidad, que desarrollaremos a continuación:

• FIFO
• Coste Medio Ponderado

MÉTODO FIFO

Las existencias que primeramente han entrado en el almacén, serán las primeras en salir. En épocas inflacionistas, las mercaderías que entran en último lugar estarán valoradas a un mayor importe porque su precio de compra (o producción) es más elevado. En consecuencia, el coste de las mercaderías vendidas será menor, las existencias finales estarán valoradas más altas y esto ocasiona que la empresa obtenga un mayor beneficio.

Años atrás estaba permitido el método LIFO, que al contrario del método FIFO, consiste en que las existencias que han entrado en última posición son las primeras en salir. Con este procedimiento, el coste de las mercaderías vendidas es mayor y las existencias inventariadas están calculadas a precios más bajos, dando lugar a un menor beneficio 

MÉTODO DEL COSTE MEDIO PONDERADO

Este sistema de cálculo consiste en hacer una media de las existencias iniciales y las entradas y compras continuas en el almacén ponderándose por sus cantidades:

El coste de las mercaderías vendidas y el valor de las existentes en el almacén, es una media de precios, por lo que trata de armonizar y estabilizar las posibles fluctuaciones de los mismos. Como desventaja es la complejidad y el tiempo empleado en su determinación.

3. IDENTIFICACIÓN DE FUENTES DE SUMINISTRO Y BÚSQUEDA DE LOS PROVEEDORES POTENCIALES. NORMATIVA DE CONTRATACIÓN PUBLICA DE RECURSOS

1. Búsqueda de proveedores

El proceso de la búsqueda y selección de proveedores empieza con la búsqueda de los proveedores que ofrezcan los insumos, productos o servicios que vamos a requerir.

Para la búsqueda de proveedores podemos acudir a diversas fuentes, algunas de éstas son:

• Conocidos: personas que nos puedan recomendar proveedores, ya sea porque los conocen al estar o haber estado en negocios similares al nuestro, o por cualquier otra razón.
• Trabajadores de la empresa: trabajadores que probablemente conozcan proveedores con los que hayan trabajado anteriormente en sus antiguos empleos.
• Competencia: empresas competidoras a las cuales podemos investigar para saber cuáles son sus proveedores.
• Diarios, revistas y publicaciones especializadas: medios en donde varias empresas proveedoras suelen publicar sus anuncios.
• Internet: buscadores, anuncios clasificados, directorios, foros, cámaras de comercio, asociaciones empresariales, etc.
• Páginas amarillas.
• Ferias o exposiciones especializadas.

2. Determinar criterios de selección

En este paso, procedemos a determinar los criterios de selección que vamos a tener en cuenta al momento de evaluar los posibles proveedores y luego seleccionar al indicado.

Algunos de los principales criterios de selección que podemos tomar en cuenta son:

• Precio: el precio de sus productos, los gastos que podrían adicionarse a éste, los descuentos que nos podrían otorgar.
• Calidad: la calidad de los insumos, productos o servicios que ofrece.
• Plazo del pago: las condiciones de pago que nos brindan, si nos piden pagar al contado, o nos dan facilidades para pagar al crédito.
• Plazos de entrega: el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos lo entregan.
• Garantías: las garantías que otorga y el periodo de duración de éstas.
• Reputación: el prestigio y las buenas referencias que tiene.

3. Obtención de información de los proveedores

Una vez que hemos elaborado nuestra lista de proveedores, y determinado los criterios de selección que vamos a utilizar, pasamos a recabar la información necesaria de cada proveedor, que nos permita evaluarlos de acuerdo a los criterios establecidos.

4. Evaluación de proveedores

Una vez que contamos con una lista de posibles proveedores y contamos con suficiente información de cada uno de ellos, pasamos al análisis o evaluación de éstos en base a los criterios establecidos.

Para ello podemos elaborar un cuadro comparativo, en donde señalemos lo que ofrece cada proveedor o la calificación o apreciación que le damos con respecto a cada criterio determinado.

5. Selección de proveedores

Y, finalmente, una vez que hemos elaborado nuestro cuadro comparativo y hemos evaluado las diferentes alternativas, pasamos a selección aquél proveedor que reúna las características más convenientes para nosotros.

Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.

3.1. CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

Es un contrato que celebra la Administración y tiene por objeto alguna de las siguientes prestaciones: 

• Una obra.
• Una concesión de obra pública.
• Una gestión de servicio público.
• Un suministro.
• Un servicio.
• Una colaboración entre el Sector Público y el Sector Privado.

CONTRATO MIXTO

Un contrato es mixto cuando engloba al menos dos de las prestaciones antes expuestas. Un suministro y una obra (la instalación de unas casetas prefabricadas) o un suministro y un servicio (el diseño y la fabricación de una escultura).

3.2. CARACTERÍSTICAS DE LOS CONTRATOS

Las características de los contratos administrativos resultan de:

• El objeto del contrato.
• La participación de un órgano estatal o de un ente público en ejercicio de la función administrativa.
• La adhesión.
• Las prerrogativas especiales de la Administración (Ejemplos: interpretación, modificación y resolución del contrato).

3.3. TIPOS DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

Contratos administrativos típicos

La Ley establece expresamente una serie de tipos de contrato celebrado por las Administraciones Públicas, regulando las características esenciales de cada uno de ellos. De esta manera, son contratos típicos:

-Los contratos de obras.

-Los contratos de concesión de obras públicas.

-Los contratos de gestión de servicios públicos.

-Los contratos de suministro.

-Los contratos de servicios.

-Los contratos de colaboración entre el sector público y el sector privado.

Se consideran típicos porque se ajustan a los tipos regulados con detalle en la Ley, y salvo excepciones, son las figuras que tradicionalmente se han ajustado al concepto de contrato público por excelencia.

Contratos administrativos mixtos

Los contratos administrativos mixtos son una subcategoría de los contratos administrativos, caracterizados por contener prestaciones propias de varios tipos de contrato administrativo. Existiendo diversidad de normas aplicables para su adjudicación, se estará a la regulación de la prestación que dentro del contrato tenga un contenido económico mayor.

Contratos administrativos especiales

Los contratos administrativos especiales son aquellos que se vinculan al giro o tráfico específico de la Administración Pública contratante; o bien, aquellos que satisfagan directa e inmediatamente una finalidad pública que sea competencia de la Administración contratante. Su régimen jurídico estará determinado por su regulación específica, y subsidiariamente, la Ley de Contratos del Sector Público. Supletoriamente, aplicará el resto de normas de Derecho administrativo, y en su defecto, las normas del Derecho privado.

3.4. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN. SUBASTAS

Una de las novedades más prácticas y ajustadas al avance de la situación tecnológica actual que incluye la nueva Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, es la subasta electrónica.

La subasta electrónica es un método que facilita claramente la contratación del sector público, pues permite agilizar los trámites-ya que éstos se realizan a través de medios electrónicos- y permite una mayor competencia, posibilitando así la elección de la oferta más ventajosa por el órgano contratante.

Se erige la subasta electrónica como un proceso reiterativo que se basa en un dispositivo electrónico al cual pueden incorporarse nuevos precios revisados a la baja o nuevos valores que mejoren la oferta presentada, con lo que se permite una evaluación completa de las ofertas presentadas por los contratistas y su posterior clasificación a través de sistemas de evaluación automáticos.

4. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES

Precoro

La herramienta de gestión de adquisiciones Precoro incluye seguimiento de presupuestos, envío de aprobación de órdenes de compra e incorporación de proveedores en una plataforma repleta de funciones que racionaliza el ciclo de vida del proceso de adquisición.

• Los usuarios pueden crear informes personalizados con gastos y analíticas y asignar automáticamente los centros de coste (que pueden importarse a un sistema ERP).
• Los catálogos personalizables de bienes y servicios y la capacidad de generar “formularios gratis” permiten al usuario añadir detalles específicos a las solicitudes de compra.
• Las notificaciones aseguran que los usuarios estén al tanto de posibles sobrecostes.

Coupa

La herramienta de gestión de adquisiciones Coupa administra todo el ciclo de vida del proceso de adquisición e incluye flujos de trabajo de aprobación, gestión de inventarios y gestión de presupuestos.

• Los usuarios pueden gestionar las aprobaciones por correo electrónico y mediante la aplicación móvil.
• Coupa se integra con sistemas ERP como Netsuite y SAP Business One.
• También permite visualizar las facturas en los procesos de aprobación y pago.

Promena e-Sourcing

Promena e-Sourcing es una plataforma de adquisición y abastecimiento que trata de facilitar el proceso de compra. Esta herramienta puede gestionar solicitudes de información (RFI), solicitudes de oferta (RFP) y solicitudes de presupuesto (RFQ) y también cuenta con un módulo de adquisición electrónica.

• Desde el panel principal, los usuarios pueden gestionar actividades de compras, abastecimiento y transacciones.
• La herramienta de gestión de relaciones con los proveedores (SRM) de Promena permite a los usuarios cotejar información del proveedor, obtener asistencia en la gestión de riesgos y crear subastas inversas y tradicionales en línea.

eBuyerAssist Procurement

eBuyerAssist Procurement es una solución de adquisiciones modular que ofrece RFQ, RFI, conciliación de facturas, control de inventarios y mucho más. Los usuarios también pueden gestionar almacenes, contratos y abastecimiento estratégico con eBuyerAssist Procurement.

• Es posible elegir y pagar solamente los módulos necesarios, como por ejemplo portales de solicitud o proveedor.
• eBuyerAssist Procurement se integra con la solución de contabilidad QuickBooks y con la solución ERP Microsoft Dynamics AX.
• Los usuarios pueden evaluar la gestión de riesgos de sus proveedores mediante auditorías.

WorkPlace Requisition and Procurement

WorkPlace Requisition and Procurement es una solución de adquisiciones adecuada para organizaciones de cinco a 4000 usuarios. La plataforma incluye cálculo de costes de trabajo, presupuestos y creación de informes, así como un portal de autoservicio para proveedores.

• Los usuarios tienen a su disposición un sistema de aprobación de proyectos y un sistema avanzado de elaboración de presupuestos para validar en tiempo real los presupuestos de contabilidad general.
• El software se integra con los sistemas ERP Sage Intacct y Microsoft Dynamics GP.

4.1. EL PROGRAMA SIGLO EN EL SAS

SIGLO es un sistema de gestión e información corporativo, que da soporte e integra los diferentes procesos y procedimientos en el ámbito de las compras y logística sanitaria en el SAS.

Abarca todo el proceso logístico integral, es decir desde la detección de las necesidades que se producen en los centros sanitarios, la contratación administrativa, el aprovisionamiento o compra, el almacenaje, la distribución a los diferentes puntos de consumo y finalmente la facturación y contabilización presupuestaria. 

Desde la actividad de contratación hasta la presentación de sus productos; desde su inscripción en ficheros de empresas proveedoras hasta la información del estado de sus facturas en la tesorería, en el Centro de Empresas podrá encontrar un panel de servicios de gran utilidad para sus negocios con el Servicio Andaluz de Salud, entre los que cabe destacar: el Sistema Integral de Gestión logística (SIGLO) donde podrá consultar todo lo relativo a Pedidos y Facturación con las diferentes Plataformas Provinciales.

En función de las características de su empresa podrá acceder a distintos menús de servicios. Así, existirá un bloque de servicios de carácter general, presente en todas las opciones de menú, y otro de naturaleza específica que sólo se presentará para determinado sector de empresas. Con su contraseña podrá operar en los servicios para los que esté habilitado. Sólo aquéllos que incluyen consulta a datos particulares de la empresa serán de acceso restringido; para ello disponen de controles que garantizan la seguridad y la confidencialidad de esta información.

4.2. OTRAS APLICACIONES

Aplicaciones Corporativas

• Red-Alerta (Intranet).
• Gripe.
• Mercator (Intranet).
• Pascua (Intranet).

5. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESOS DE APROVISIONAMIENTO

Documentación relativa al control, registro e intercambio de información con proveedores:

 - Diagrama de flujo de documentación: seguimiento online y offline.

- Verificación del cumplimiento de las cláusulas del contrato de aprovisionamiento: análisis de incumplimientos. Propuesta de soluciones. - Órdenes de pedido o entrega.

- Órdenes de pedido o entrega. 

- Recepción, identificación y verificación de pedidos. Proceso y documentación. 

- Seguimiento del pedido. Control de salidas. 

- Aplicaciones informáticas de gestión y seguimiento de proveedores. 

- Bases de datos: diseño, tablas, consultas e informes. 

- Registro y valoración de proveedores: archivo y actualización.

5.1. ENTRADAS DE MERCANCÍAS

La entrada de mercancías es el movimiento físico de entrada de mercancías o materiales en el almacén. Se trata de un movimiento de mercancías utilizado para contabilizar mercancías recibidas de proveedores externos o de la producción del centro. Todas las entradas de mercancías tienen como consecuencia un aumento de stock en el almacén.

En el Sistema R/3 de SAP se consideran las siguientes clases de entradas de mercancías:

• Entradas de mercancías en referencia a un pedido.
• Entradas de mercancías en referencia a una orden de fabricación.
• Entradas de mercancías con referencia a una entrega.
• Otras entradas de mercancías (sin referencia).

Como también pueden realizarse manualmente si se desea, la siguiente descripción explica cada uno de estos pasos con detalle.

1. Para inicializar la entrada de mercancías en WM, se suele contabilizar las entradas de mercancías en IM.
2. Con la contabilización IM, el sistema asigna una cantidad de material a una ubicación en un tipo de almacén intermedio para las entradas de mercancías y crea una necesidad de transporte en WM.
3. Posteriormente, se crea una orden de transporte (normalmente, el sistema la crea automáticamente), en función de la información de la necesidad de transporte.
4. Utilizando una estrategia de búsqueda predeterminada, el sistema determinará en qué lugar del almacén deberían almacenarse las mercancías y poner en palets las mercancías.
5. La orden de transporte se utiliza para trasladar las mercancías de la ubicación de la zona de destino a una o varias ubicaciones del almacén.
6. El operario del almacén confirma el traslado de las mercancías. Esto puede introducirse manualmente en el sistema o automáticamente utilizando un equipo RF para escanear un código de barras en un container.

5.2. VERIFICACIÓN DE FACTURAS

Te permite verificar tus facturas y te da la certeza de que se encuentran registradas en los controles del SAT. No necesitas autenticarte para utilizar la herramienta de validación.

Objetivo

Permite la validación de las facturas recibidas y emitidas.

¿Quiénes lo pueden ejecutar?

Todos los contribuyentes que necesitan verificar facturas.

¿Cuándo se puede ejecutar?

Cuando se requiera verificar las facturas recibidas o emitidas.

Pasos para su uso

• Captura Folio Fiscal, RFC de quién generó la factura, RFC de quién la recibió, los dígitos de la imagen y da clic en el botón "Verificar CFDI".
• Visualiza el resultado de la validación; si es positivo, tienes la posibilidad de imprimirlo. De no encontrarse, se indicará mediante el mensaje: El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria.

https://www.csa.cat/profesionales/comites-y-comisiones/comisiones-no-asistenciales/comision-de-compras.html

https://www.gmconsulting.pro/sin-categoria/metodos-de-valoracion-de-existencias/

https://portal.uah.es/portal/page/portal/GP_CONTRATACION/PG_REPOSITORIO/PG_DOCUMENTOS/GUIACONTRATOS/MARINA/Tiposdecontratos.pdf

https://es.wikipedia.org/wiki/Contrato_administrativo_(Espa%C3%B1a)

https://www.getapp.es/blog/567/5-herramientas-gestion-adquisiciones-automatizar-compras

https://www.sspa.juntadeandalucia.es/servicioandaluzdesalud/proveedores/siglo-empresas

https://iesmdcaceres.educarex.es/2015-16/Ciclos/33.pdf

https://help.sap.com/doc/saphelp_46c/4.6C/es-ES/c6/f83f084afa11d182b90000e829fbfe/content.htm?no_cache=true

https://www.sat.gob.mx/aplicacion/80523/verifica-tus-facturas-electronicas

https://www.boe.es/buscar/pdf/2017/BOE-A-2017-12902-consolidado.pdf

https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2015-8440

http://asocex.es/wp-content/uploads/PDF/pag%2063-72%20n%C2%BA%2056.pdf